Tarjouspyyntöjen tekeminen vaatii osaamista


Otsikon väite on tavallaan totta. Hyvän tarjouspyynnön takana on usein lukuisia tehtyjä tarjouspyyntöjä, hiljaista tietoa ja kerrytettyä ammattitaitoa. Mitä sitten, jos olet tekemässä ensimmäistä tarjouspyyntöäsi tai huomaat, että saamasi tarjoukset ovat keskenään hyvin erilaisia (ja en tarkoita tässä hintaa) ja alat epäillä, että tarjouspyyntösi ei ehkä ollut riittävän yksiselitteinen. Ei hätää. Tässä vinkkejä hyvän tarjouspyynnön tekemiseen.


Monissa firmoissa ja järjestöissä ollaan aika ajoin tilanteessa, jossa kuvaukset pitäisi järjestää ja tarjouspyyntöjä kirjoittaa. Yleensä tämä tehtävä annetaan vaan sitten jollekin työryhmästä. Kuvausten sisällöstä saatetaan kokoustaa lyhyesti (tai joskus pidemmin) ja ajatukset ovat jo kuvauksissa vaikka välissä on monta askelta ennen kuin ensimmäinen kuva piirtyy kennolle. Hyvän tarjouspyynnön tekeminen ei ole vaikeaa, mutta siinä on muutama sudenkuoppa, jotka voi helposti välttää.


Kuvaustarpeen hahmottaminen

Ihan ensimmäiseksi tilaajan kannattaa miettiä tarkkaan millaisia kuvia ollaan ottamassa. Tarvitaanko tuotekuvia? Ovatko kyseessä katalogikuvat vai stailatummat fiiliskuvat? Tämä kuvaustarpeen tarkentaminen on helppo tehdä siten, että ensin hahmotellaan kuvaustarve, jota sitten rajataan kysymällä millaisia kuvia tarvitaan tässä kategoriassa. Tilaajan ei todellakaan ole pakko osata alan jargonia edes tarjouspyyntöä tehdessään. Jos halutaan yksinkertaisia kuvia valkoisella taustalla, niin sitten pyydetään tekstissä yksinkertaisia kuvia valkoisella taustalla – kuvaaja kyllä tietää, että kysessä ovat katalogikuvat.


Jos tilataan kuvia hyvin monipuolisesti, esimerkiksi tuotekuvia, toiminnallisia kuvia ja kuvituskuvia, kannattaa jokaista näistä käsitellä omana kuvaustarpeenaan. Suosittelen kirjoittamaan nämä otsikoiksi ja kunkin otsikon alle rajaamaan hieman tarkemmin millaisia kuvia kussakin kategoriassa tarvitaan. Tässä kohtaa kannattaa myös miettiä jo olemassa olevia kuvia – jäävätkö ne käyttöön vai uusitaanko kaikki kerralla. Halutaanko uusien kuvien sopivan vanhoihin? Onko niitä edes mahdollista sovittaa toisiinsa? Ongelma ei ole niin iso katalogikuvissa, mutta esimerkiksi henkilöstökuvissa käytetty kalusto, valaisu ja kuvaajan kädenjälki vaikuttavat lopputulokseen aika paljon. Vaikka valotilanteen saisi samanlaiseksi, eivät uudet ja vanhat kuvat ole siltikään samanlaisia. Usein on helpompaa (ja lopulta myös edullisempaa) kuvauttaa henkilöstö aika ajoin kokonaan uusiksi.


Mitä tarjouspyyntöön kirjoitetaan?

Olen itse kirjoittanut lukemattomia tarjouspyyntöjä ja vastaanottanut niitä paljon. Seuraavat vinkit perustuvat siis vankkaan kokemukseen ja sen mukana tulleeseen ammattitaitoon. Olen huomannut, että uutistyössä käytössä olevat peruskysymykset – mitä, kuka, missä, milloin, miksi ja miten – toimivat erinomaisesti myös tarjouspyyntöä tehtäessä. Järjestys tosin saattaa vaihdella, mutta periaate pysyy.

Kuka?

Kuka tilaaja on? Kerro yrityksesi/järjestösi nimi sekä oma nimesi. Voit tässä kohtaa kertoa myös lyhyesti arvoistanne sekä yrityksestänne/järjestöstänne.

Hei! Olen "nimi" ja edustan "yrityksen tai järjestön nimi". Toimimme valtakunnallisella tasolla nuorten hyvinvoinnin sekä yhdenvertaisuuden parissa. Yrityksemme/Järjestömme arvoihin kuuluvat saavutettavuus, yhdenvertaisuus ja tasa-arvo. Ympäristökysymykset ovat meille tärkeitä.

Arvoista ja tilaajatahosta kertominen auttaa tarjouksen vastaanottajaa alustavasti hahmottamaan kuvausten luonnetta ja helpottaa huomattavasti tarjouksen tekemistä.

MIKSI?

Kerro miksi tarvitsette kuvia. Tämä saattaa vaikuttaa itsestäänselvyydeltä, mutta tarpeen ilmaiseminen auttaa tarjouksen tekijää huomattavasti. Tämän kysymyksen pohtiminen helpottaa myös tilaajaa. Jos tilaajaosapuolen työryhmä pohtii hetken sitä miksi kuvia tarvitaan, selkeytyy myös itse kuvien teema ja toivottu fiilis tilaajalle paremmin.

Tarvitsemme uusia kuvia kotisivuillemme. Olemme parhaillaan uusimassa yrityksemme/järjestömme visuaalista ilmettä ja vanhat kuvamme eivät enää sovi uuteen ilmeeseen. Tämän lisäksi tarvitsemme abstrakteja kuvituskuvia, joita on mahdollista käyttää mainosmateriaaliemme kuvituksessa ja taustalla.

Tarjouksen tekijälle on tärkeää tietää millaiseen tarkoitukseen kuvat tulevat. Onko kyseessä kotisivut vai tehdäänkö kuvista myös kaupallisia mainoksia. Jos kerrot visuaalisen ilmeen uudistamisesta, voi tarjouksen tekijä tehdä taustatyötä tarjousta kirjoittaessaan ja käydä katsomassa esimerkiksi vanhat kotisivut.

mitä?

Kerro seuraavaksi mitä olette tilaamassa. Yritä olla mahdollisimman selkeä. Tässä voi käyttää hyvin apuna kuvaustarpeen hahmottamiseksi tehtyä listaa. Käytä numeroita.

Haluaisimme tarjouksen seuraavista kuvauksista:
Tuotekuvat, 50 kpl, valkoisella taustalla
Tuotekuvat, stailatut, 20 kpl – rekvisiitta tulee tilaajalta/rekvisiittaa toivotaan kuvaajalta
Toiminnalliset kuvat 30 kpl, kuvissa aikuisia ja lapsia/nuoria tekemässä yhdessä asioita – rekvisiitta tulee tilaajalta/toivomme kuvaajalta rekvisiittaa; mallit tulevat tilaajalta/toivomme kuvaajan apua mallien hankinnassa
Tapahtumakuvaus, dokumentaarinen, 4 tuntia

On aivan mahdollista, että kuvamäärät muuttuvat kuvausten jälkeen. Tilaajana voit haluta enemmän kuvia koevedosgalleriasta ja se on ehdottomasti ok. Tilausmäärä on kuitenkin siten sitova, että jos sopimus on tehty 50 kuvasta, nuo 50 kuvaa toimitetaan.

missä?

Pitääkö kuvaajan matkustaa toimistollenne kuvaamaan? Kuvataanko kuvaajan studiolla? Pitääkö kuvauksia varten varata erillinen tila? Hoituvatko kuvaukset miljöössä? Tässä kohtaa kuvaustarvelista tulee taas apuun. Kerro mahdollisimman selvästi missä toivot kuvaukset tehtäväksi.

Olemme ajatelleet, että kuvaukset järjestetään toimistollamme, joka sijaitsee (osoite). Toimistolla on loisteputkivalaistus ja isot ikkunat. / Toivoisimme kuvaukset järjestettäväksi studiotilassanne. / Toivomme kuvauksia miljöössä ja otamme mieluusti vastaan ehdotuksia sopivasta kuvauslokaatiosta. / Toivomme, että kuvaukset järjestetään Ruissalon Kansanpuistossa/Vartiovuorenmäellä/etc.

Tarjouksessa on hyvä mainita esimerkiksi kuvaustilan valaistuksesta tai siitä kuinka paljon luonnonvaloa tilassa on. Tämä vaikuttaa siihen mitä kalustoa kuvaaja ottaa mukaan. Jos kuvauspaikka on ulkona tai jossain muussa tilassa (tai toivotte tietynlaista tilaa/ulkolokaatiota), mutta ette vielä tiedä mikä se paikka olisi, on hyvä kysyä jo tässä vaiheessa onko kuvaajalla ehdottaa kuvauksiin sopivaa tilaa/lokaatiota.

milloin?

Tarjouspyyntöön pitää kirjoittaa aika – ainakin summittainen sellainen. Jälleen kerran tämä vaikuttaa itsestäänselvyydeltä, mutta sitä se ei suinkaan ole. Itse asiassa tarjouspyyntöön on hyvä kirjoittaa ainakin kaksi ajanmäärettä. Tällä tarkoitan sitä, että kerro tarjouspyynnössä mahdolliset kuvauspäivät (tai viikkonumero vähintään) sekä kuinka kauan arvioit kuvauksissa menevän. Tämä jälkimmäinen on ehdollinen siten, että kuvaaja pystyy usein aikaisempien tietojen perusteella arvioimaan kuvausten keston hyvinkin tarkasti. Ole ajan kanssa runsaskätinen. On parempi pyytää tarjousta kuvauspäivästä tapauksissa, jossa malleja on useita ja tilanteessa halutaan toiminnallisia kuvia. Toisaalta, jos tilaat tapahtumakuvauksen, on tarkka aika helppo antaa.

Toivoisimme kuvaukset järjestettäväksi viikolla 10. / Mahdollisia kuvauspäiviä olisivat 8.7. ja 12.7. / Olemme varanneet kuvauksia varten koko päivän/6 tuntia/kolme kokonaista kuvauspäivää. /Tapahtuma on 25.6. ja se alkaa kello 14:00 ja päättyy 20:00. Toivomme, että kuvaaja on koko tapahtuma-ajan paikalla.

Voit tässä kohtaa myös esittää toiveen kuvien toimitusajasta, jos sellainen on tarpeen. Joissain tilanteissa kuvat halutaan mahdollisimman nopeasti tilaajan käyttöön ja kuvaajan on hyvä tietää tämä. Nopea toimitus (eli usein seuraavien päivien aikana tai jopa itse tilaisuuden aikana) nostaa hintaa. Tavallisimmin toimitus onnistuu sesongin ulkopuolella viimeistään viikon kuluessa ja sesonginkin aikana parissa–kolmessa viikossa. Toimitusaika on luonnollisesti riippuvainen myös siitä kuinka paljon kuvia tulee ja millaista jälkikäsittelyä vaaditaan. Mitä enemmän töitä editissä, sitä pidempi toimitusaika.

Miten?

Tämä on eräänlainen kaatoluokka eli paikka sellaisille tarjouspyynnön yksityiskohdille, jotka eivät mene muiden otsikoiden alle ja loppulauseille. Jos kuvauksiin liittyy jotain erityispiirteitä tai haluat tarkentaa jotain asiaa, niin voit kirjoittaa sen tarjouksen loppuun.

Toivomme tarjousta ensi viikon keskiviikkoon mennessä. Kirjaathan tarjoukseen myös sen kuinka kauan se on voimassa. / Toivomme kuvauksissa otettavan huomioon brändivärimme.

Tarjouspyynnön ei tarvitse olla pitkä tai äärimmäisen kuvaileva – toki se saa myös sitä olla. Tarkemmat neuvottelut kuvauksista käydään aina valitun kuvaajan kanssa. Tarjouspyynnössä tulee kuitenkin olla kaikki sellaiset asiat, jotka vaikuttavat tarjouksen tekemiseen.


Muutama viimeinen vinkki

  1. Jos olet tilaamassa videota ja haluat, että videoon leikataan valmiita materiaaleja uuden kuvatun materiaalin sekaan, niin kerro siitä jo tarjouksessa.
  2. Jos kuvauksilla on tarkoitus täydentää jo olemassa olevia kuvia, kerro siitäkin tarjouksessa.
  3. Et ole koskaan liian aikaisin liikkeellä tarjouspyynnön kanssa! Suurin osa hylätyistä tarjouspyynnöistä tulee siksi, että kuvaajalla ei ole aikaa tehdä pyydettyä työtä. Erityisesti suuritöisissä videoediteissä tarjouspyynnöt on hyvä lähettää jopa kuukausia etukäteen.
  4. Tutustu valokuvayrityksen kotisivuihin ja siellä erityisesti portfolioon ennen kuin laitat tarjouspyynnön. Valitse sellaiset kuvaajat, joiden työjälki miellyttää ja lähetä tarjouspyyntö vain heille. En voi korostaa miten tärkeää on nähdä hieman vaivaa tässä vaiheessa ja tutustua kuvaajiin.
  5. Edullisin ei ole aina paras. Tämä on tietenkin helppo sanoa näin yrittäjänä, mutta ammattilainen osaa hinnoitella itsensä. Kuvaukset ovat kalliita, mutta tilaaja ei maksa vain kuvista vaan kuvaajan koko ammattitaidosta ja hänen ajastaan – valmistautumisesta, kuvauksista ja huolellisesta jälkikäsittelystä. Kuuden tunnin kuvauksiin valmistautumiseen ja kuvien jälkikäsittelyyn menee moninkertaisesti kuvauksiin käytetty aika.


–Tinksu